Le texte du projet peut être présenté, en français, en anglais ou en néerlandais.

Il est soumis à l’appréciation d’un jury de cinq évaluateurs. Etant donné que les aspects ‘méthodologie’ et ‘contenu’ ne sont pas toujours dissociables et ont tendance à s’influencer mutuellement, deux évaluateurs seront principalement experts en ‘méthodologie’ tandis que deux seront principalement experts sur le ‘contenu’ proprement dit. Au moins trois seront spécialistes dans la ou les discipline(s) visée(s) par la recommandation. Le jury des évaluateurs comprendra toujours au moins un francophone et au moins un néerlandophone, voire des experts étrangers.

C’est la direction du CEBAM qui désigne les experts. Ce choix est communiqué aux auteurs de la recommandation dès le début de la procédure. Concernant la désignation des experts en méthodologie, aucun recours n’est possible. Pour introduire un recours contre un évaluateur expert sur le contenu, les auteurs de la recommandation disposent de deux semaines à dater du moment où ils ont été informés de la composition du jury ; ce recours ne doit pas être motivé et ne peut viser qu’un seul membre du jury; ce membre sera dès lors écarté.

Dès que la procédure a démarré, seule la direction du CEBAM peut encore modifier la composition du jury, et ce uniquement en cas de force majeure.

Le jury a un président, qui intervient comme personne de contact entre le jury et les auteurs. Toute la procédure se déroule sous contrôle de la direction du CEBAM.

Comment se déroule la validation ?

Les différents évaluateurs attribuent un score au texte du projet de recommandation clinique, au moyen de la grille AGREE, légèrement révisée. Tous les items et domaines sont cotés selon les règles prévues par le manuel AGREE, et éventuellement selon des accords subsidiaires qui auraient été préalablement fixés. Accessoirement, les évaluateurs peuvent émettre des conseils ou des avis.

La validation a trait au processus d’élaboration de la recommandation et pas à son contenu.

Les appréciations sont collectées au cours d’une réunion du jury (en principe unique).

Une évaluation commune finale est alors formulée. Elle peut être dans le sens de :

Acceptation :

La recommandation satisfait aux critères utilisés par le CEBAM pour une ‘recommandation valide en matière de pratique clinique médicale ou paramédicale’, et son application par les prestataires de soins concernés est conseillée.

Rejet provisoire

La recommandation satisfait en grande partie aux critères utilisés par le CEBAM pour une ‘recommandation valide en matière de pratique clinique médicale ou paramédicale’. Il y a lieu d’y apporter encore quelques corrections ou/et compléments pour que version définitive puisse être diffusée avec la validation par le CEBAM. Les corrections demandées sont alors précisées. On attend dès lors, de la part des auteurs, une version adaptée, dans laquelle figurent clairement les modifications opérées. Le président du jury évalue ensuite si les exigences posées ont été satisfaites, et il peut, de sa propre autorité et sans nouvelle évaluation par l’ensemble du jury, accepter la nouvelle version.

Rejet

La version actuelle de la recommandation ne satisfait pas aux critères de qualité méthodologique utilisés par le CEBAM pour une ‘recommandation valide en matière de pratique clinique médicale ou paramédicale’, et n’est pas conseillée pour être appliquée par les prestataires de soins concernés. Les corrections requises sont alors précisées. Les auteurs du projet ont la possibilité de retravailler leur version et d’introduire une nouvelle version de leur texte pour une ré-évaluation. Dans ce cas, toute la procédure de validation est relancée. Mais le jury reste identique.

En cas de confusion entre ‘rejet provisoire’ ou ‘rejet définitif’, le président du jury peut prendre l’initiative d’une concertation informelle avec les auteurs (ou ceux ayant introduit la directive). Ces derniers peuvent également prendre contact avec le président du jury pour obtenir un conseil ou des informations complémentaires.

Grille AGREE : instrument de validation

Pour l’évaluation, les évaluateurs utilisent une version légèrement adaptée de la grille AGREE (Appraisal of Guidelines for REsearch & Evaluation). Les modifications apportées sont :

§ Lorsqu’un item n’est pas d’application, il est coté comme étant d’une catégorie ‘à part’ (dans la grille AGREE, ‘strongly disagree’). Lors du calcul du score d’un domaine, cet item est supprimé.

§ Afin d’établir des comparaisons avec des évaluations dans d’autres pays, l’item 18 (recommandation accompagnée d’outils pour l’implémentation) est côté. Toutefois, il n’est pas impératif d’en disposer au moment de la publication de la recommandation. Donc, dans cette perspective, une appréciation ‘disagree’ pour cet item n’est pas considérée comme motif de rejet de la directive.

Coûts

Pour la totalité de la procédure finalisée d’évaluation d’une recommandation (en projet), le montant dû est de 2000,- € . Cette somme couvre les frais de rémunération des juges, du support administratif et les frais de fonctionnement. Elle ne comprend pas les coûts d’éventuelle traduction, facturés séparément si la demande en est faite par les auteurs. Un acompte de 500 € est versé au départ. Le solde est versé lors de l’évaluation finale. En cas de rejet provisoire, et de re-évaluation qui s’en suit, aucun frais supplémentaire n’est facturé. Les versements se font au compte 432-0000491-52 avec la mention CEBAM.

En cas de rejet, les frais de la re-évaluation s’élèvent à 1400,- €.