De activiteiten van CEBAM omvatten onder andere het valideren van guidelines. Ontwerpteksten van guidelines kunnen worden aangeboden in het Nederlands, het Frans of het Engels. De ontwerptekst wordt beoordeeld door vijf beoordelaars. Omdat in een aanbeveling methodologische en inhoudelijke aspecten niet steeds te scheiden zijn en de neiging hebben om elkaar te beïnvloeden, zijn tenminste twee ervan primair methodologische deskundigen, tenminste twee primair inhoudelijke deskundigen en tenminste drie leden van de discipline of disciplines waarop de richtlijn van toepassing is. De groep beoordelaars bestaat altijd uit minstens één Nederlandstalige en één Franstalige. Deskundigen uit het buitenland kunnen zetelen in de groep.

De beoordelaars worden aangeduid door de CEBAM directie. De keuze van de beoordelaars wordt bij het begin van de procedure aan de indieners bekend gemaakt. Tegen de keuze van de methodologische deskundigen is geen verhaal mogelijk. De indieners kunnen binnen een periode van 2 weken na deze mededeling zonder opgave van redenen bezwaar aantekenen tegen maximaal één ander lid van de beoordelingsgroep, die dan uit de groep verwijderd wordt. Van zodra de procedure gestart is, kan de groep alleen nog door de CEBAM directie en zulks enkel om redenen van overmacht gewijzigd worden. De beoordelaarsgroep heeft een voorzitter, die tevens optreedt als contactpersoon tussen de groep en de indieners. De hele procedure staat onder toezicht van de CEBAM directie.

1. Hoe gebeurt de beoordeling?
De verschillende beoordelaars scoren de ontwerpteksten aan de hand van een eigen, lichtjes aangevulde versie van het AGREE instrument. Alle items en domeinen worden gescoord volgens de in de AGREE handleiding voorziene regels en eventuele, op voorhand vastgelegde, bijkomende afspraken. Aanvullend kunnen de beoordelaars adviezen formuleren. De validatie heeft enkel betrekking op het ontwikkelingsproces van de richtlijn en doet geen uitspraak over de eigenlijke inhoud.

De beoordelingen worden bijeen gebracht tijdens een (in principe éénmalige) bijeenkomst van de beoordelaars. Op dat ogenblik wordt een gemeenschappelijke eindbeoordeling geformuleerd. Deze kan als volgt luiden:

Acceptatie: De aanbeveling voldoet aan de door CEBAM gehanteerde criteria voor een goede aanbeveling voor medisch of paramedisch klinisch handelen en wordt aanbevolen voor toepassing door de betrokken hulpverleners.

Voorlopige afwijzing: De aanbeveling voldoet grotendeels aan de door CEBAM gehanteerde criteria voor een goede aanbeveling voor medisch of paramedisch klinisch handelen. Er zijn echter nog enkele verbeteringen of aanvullingen aan te brengen voor een definitieve aanbeveling voor toepassing mogelijk is. De vereiste verbeteringen worden dan aangegeven. Van de indieners wordt verwacht dat zij een aangepaste versie indienen, waarbij de wijzigingen duidelijk aangegeven zijn. De voorzitter van de beoordelingsgroep evalueert of aan de gestelde voorwaarden voldaan is en kan op eigen gezag en zonder nieuwe beoordeling door de volledige groep de gewijzigde versie accepteren.

Afwijzing: De huidige versie van de aanbeveling voldoet niet aan de door CEBAM gehanteerde criteria voor een goede aanbeveling voor medisch of paramedisch klinisch handelen en wordt (nog) niet aanbevolen voor toepassing door de betrokken hulpverleners. De vereiste verbeteringen worden dan aangegeven. Het staat de indieners vrij een herwerkte versie van de aanbeveling voor beoordeling aan te bieden. In dat geval wordt de volledige beoordelingsprocedure opnieuw doorlopen, waarbij de beoordelingsgroep dezelfde blijft.

Bij onduidelijkheden, voorlopige afwijzing of afwijzing van een ingediend manuscript kan de voorzitter van de beoordelingsgroep het initiatief nemen voor informeel overleg met de indieners of auteurs. De indieners of auteurs kunnen ook zelf op elk tijdstip contact nemen met de voorzitter ven de beoordelingsgroep voor verduidelijkingen of adviezen.

2. Het beoordelingsinstrument.

Als beoordelingsinstrument wordt gebruik gemaakt van een licht aangepaste versie van AGREE. De verschillen met de oorspronkelijke versie zijn als volgt:

Wanneer een item ‘niet van toepassing is’ wordt dit als een aparte categorie gescoord (in AGREE wordt dit ‘strongly disagree’). Bij de berekening van een domeinscore wordt dit item uit de berekening van de teller en de noemer weggelaten.

Met het oog op vergelijkbaarheid met beoordelingen in andere landen wordt item 18 wel gescoord, maar de beschikbaarheid van hulpmiddelen voor implementatie op het ogenblik van verschijnen van de aanbeveling wordt niet als een vereiste beschouwd. In die zin zal een ‘disagree’ beoordeling op dit item niet beschouwd worden als een reden voor afwijzing van de richtlijn.

3. Kosten

Voor de totale eindbeoordelingsprocedure van een afgewerkte ontwerptekst wordt een bedrag aangerekend van € 2000,00. Dit bedrag omvat de vergoedingen voor de beoordelaars en voor de administratieve ondersteuning en de werkingskosten. Eventuele vertaalkosten worden apart aangerekend. Een voorschot van € 500,00 wordt bij aanvang gestort. Het saldo wordt gestort bij de eindbeoordeling. In geval van een voorlopige afwijzing en de daarbij horende revisiebeoordeling worden geen bijkomende kosten aangerekend. Het bedrag wordt gestort op rekeningnummer: 432-0000491-52 met vermelding CEBAM.

In geval van afwijzing wordt voor de revisiebeoordeling een bedrag van € 1400 aangerekend.